(+34) 954 233 752

El derecho de información. ¿Cuándo hay que informar al interesado?

El derecho de información surge del principio de transparencia, así como de la necesidad de obtener un consentimiento inequívoco por parte del interesado. Este derecho puede ser definido como el derecho de los interesados de recibir de los responsables del tratamiento información sobre las circunstancias y condiciones de los tratamientos que los responsables realizan de sus datos de carácter personal, así como sobre los derechos que les asisten.

La fórmula por antonomasia utilizada por los responsables del tratamiento para hacer efectivo este derecho de los interesados tal como el Derecho de Protección de Datos requiere es la llamada cláusula informativa; una especie de pie de página que, debe proporcionar al interesado información bastante para satisfacer su derecho de información, y que ha de ser colocada en determinados documentos.

El qué está muy claro.

Determinar el contenido que dicha cláusula informativa ha de tener para considerarse acorde al derecho de protección de datos es algo relativamente sencillo. Aunque con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos se amplió la información que el responsable debe proporcionar al interesado para dar por cumplido su derecho de información, basta con leer los artículos 13 y 14 del RGPD para descubrir la lista de elementos sobre los que el responsable debe informar, o, en otras palabras, la lista de elementos que debe incluir en las cláusulas informativas.

El cuándo… no tanto…

Harina de otro costal es saber en qué momento y en qué circunstancias ha de realizarse esta comunicación informativa.

Antes, la respuesta a esta cuestión era taxativa. La antigua LOPD, en su artículo 5.1. establecía que se debía informar a todos los interesados a los que se soliciten datos personales, y en su artículo 5.2, imponía a los responsables la obligación de incluir, de forma claramente legible, la información requerida para cumplir el derecho de información de los interesados en todos los formularios o cuestionarios que se utilizasen para recabar datos de carácter personal.

Sin embargo, esto cambió con la entrada en vigor el 25 de mayo de 2018 del Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, RGPD). Como norma general, el artículo 13.1 del RGPD impone que la información requerida por el derecho de información ha de proporcionarse al interesado siempre que se obtengan datos de él. No obstante, esta regla general queda matizada por dos excepciones contempladas por este mismo artículo 13 del RGPD. Una excepción positiva, del artículo 13.3, que establece que se deberá informar a los interesados siempre que los datos que se recogieron vayan a ser utilizados con un fin distinto al que motivó su recogida, imponiendo así una obligación de informar en supuestos diferentes a la recogidas de datos; y otra negativa, del artículo 13.4, que establece que no será necesario informar al interesado cuando y en la medida en que este ya disponga de la información.

Esto coloca a los responsables del tratamiento en una posición más flexible, que deja un mayor margen de maniobra a la hora de determinar la fórmula a utilizar para satisfacer el derecho de información del interesado. Dicha fórmula debería ser, en mi opinión, aquella que permita satisfacer el derecho a la información de los interesados de la forma más eficaz y eficiente posible.

Para esto, una vez asimilados las tres consideraciones sobre el momento en el que se debe proporcionar la información recogidas en el artículo 13 del RGPD, le recomendaría, a usted como profesional o como responsable del tratamiento de datos, tener en cuenta estos cinco consejos:

  1. Informa solo cuando sea necesario.

Como responsable, está obligado a informar a los interesados siempre que recoja sus datos personales por primera vez. Si, tras esta primera información, recoge más datos del interesado para un mismo fin, en la medida en que este ya disponga de la información necesaria para satisfacer su derecho de información, no será necesario volver a informarle en base al artículo 13.4 del RGPD.

Un ejemplo de esto sería el caso de los abogados con sus clientes. El abogado deberá proporcionar la información al cliente que lo ha contratado para que le defienda en un caso concreto cuando tome por primera vez los datos de este. Si durante la llevanza de ese asunto surge la necesidad de solicitar al cliente un nuevo documento, no sería entonces necesario informarle de nuevo.

  1. Realiza una primera información lo más completa posible.

Ya que, como responsable, está obligado a realizar esta primera información, aproveche para hacer esta lo más profunda posible. Analice concienzudamente los tratamientos a los que pretende someter, o a los que potencialmente someterá, la información de carácter personal, para informar sobre todos ellos en el momento de la recogida de datos. Así evitará tener que informar de forma adicional por cada tratamiento no contemplado en la información inicial, tal como impone el artículo 13.3 del RGPD, ya que el interesado ya dispondrá de esa información, ex artículo 13.4 del RGPD.

De esta forma, si tiene una página de venta online y al registrarse su cliente solo le informa de que sus datos serán utilizados para enviarle sus compras, deberá informarle de nuevo cuando el cliente solicite que le envíe a su casa publicidad sobre sus productos.

A estos efectos conviene destacar que, igual que una información detallada de las finalidades puede ser conveniente, no procede proporcionar una información irreal, sobre finalidades totalmente ajenas a la finalidad real para la que se están recogiendo los datos, con el fin de evitar posibles comunicaciones informativas posteriores.

  1. Pero no es necesario que sea absolutamente exhaustiva.

En muchas ocasiones, no será posible prever con exactitud las finalidades de los tratamientos que se darán a los datos. A fin de hacer uso en estos supuestos de la excepción del artículo 13.4 mencionada anteriormente, podría ser interesante utilizar expresiones genéricas para describir la finalidad pretendida a la hora de informar al interesado.

Por ejemplo, un colegio difícilmente conoce todas las actividades que realizará con sus alumnos en septiembre, momento en el que previsiblemente se cumplimenten las matrículas. Por eso, en lugar de enumerar en la cláusula informativa las actividades extraescolares de manera exhaustiva, entiendo que sería más recomendable utilizar una fórmula más genérica, como por ejemplo “para la organización de actividades extracadémicas culturales y deportivas”.

  1. Aprovecha otras comunicaciones para proporcionar la información.

En aras de la agilidad en la comunicación con el interesado, aproveche otros momentos en los que tenga que contactar con este para informarle de las nuevas finalidades con las que sus datos personales van a ser tratados.

Por ejemplo, dado que para llevar a cabo estos nuevos tratamientos a menudo hará falta obtener el consentimiento del interesado como base legitimadora, recomendaría incluir una cláusula informativa para satisfacer su derecho de información en el mismo documento utilizado para que el interesado consienta.

  1. Se garantista.

Como responsable, es importante tener claras las obligaciones que se tienen para con los derechos de los interesados. En este artículo resumo lo que el RGPD establece en relación a cuándo informar al interesado, y presento una serie de consejos que considero, podrían serle de utilidad.

No obstante, la realidad del Derecho de Protección de Datos es harto casuística, por lo que no es posible comprenderla en su totalidad con unas meras indicaciones generales. Ante situaciones en las que surjan dudas sobre si el responsable está obligado o no a proporcionar información a los interesados, es recomendable, siguiendo un criterio garantista, proporcionar dicha información, ya que, aun a riesgo de ser redundante, se estaría evitando una posible sanción por incumplimiento del deber de informar a los interesados.

Además, se debe tener en cuenta que la inclusión indiscriminada de cláusulas informativas cuando no procede podría confundir a los interesados, incurriendo así en una infracción del principio de transparencia, lo que también sería contrario al Derecho de Protección de Datos. Por tanto, ante un supuesto de absoluto desconocimiento, según la situación, lo más recomendable sería acudir a un profesional especializado en Derecho de Protección de Datos, o realizar una consulta a la Agencia Española de Protección de Datos.

López de Lemus Abogados

Sin comentarios

Lo sentimos, no se permiten comentarios en este momento